Salon exposants - Hôtel Vivanta by Taj Connemara, Chennai
Louer un Stand au salon
Il y aura 19 stands dans un espace mi-couvert qui s’appelle English Garden dans l’hôtel. Le buffet et les pauses- café pour les congressistes auront lieu dans cettepartie.
Tous les stands occuperont une taille standard de 4 m² (2m x 2m). Néanmoins, comme spécifié sur le plan d'occupation ci-joint, un certain nombre de stands peuvent se voir allouer une surface supplémentaire - stands doubles (8 m²).
Dans l'éventualité où vous souhaiteriez voir réaliser votre espace d'exposition sur mesure, nous vous prions de nous faire connaître vos besoins spécifiques qui donneront lieu à la réalisation d'un devis et aux ajustements nécessaires tant au niveau de la surface d'exposition que du stand.
Vous pouvez également spécifier précisément la position de l'espace que vous souhaiteriez réserver pour votre exposition (se référer au plan du hall). Les stands seront alloués selon un principe de « premier arrivé, premier servi », la date de réception du paiement faisant foi le cas échéant.
Tous les stands comprendront deux murs latéraux et un mur de fond d'une hauteur d’environ 2,50 mètres (8 pieds) Les stands sont réalisés à partir d'une armature en aluminium (système Octanorm) supportant des panneaux de couleur blanche. Les stands sont donc clôturés sur les côtés et sur l'arrière et s'ouvrent sur le devant. Dans l'éventualité où vous réserveriez un stand en coin, la possibilité vous est offerte d'opter pour une configuration alternative où le devant et un côté restent ouverts.
Chaque stand standard (2m x 2m) vous est livré équipé d'une table, de deux chaises de plastique blanc, d’une corbeille à papier, et d'une nappe de table blanche. En outre, chaque espace d'exposition bénéficiera d'un éclairage par un néon et d'une prise électrique de 15 ampères (220 volts).
La devanture de votre espace d'exposition comportera une enseigne : un bandeau central au nom de votre société/organisation tel que spécifié par l'exposant, d'une longueur standard de 2m. Indiquez sur le bon de commande le nom à paraître sur l’enseigne (maximum 25 caractères). Il est possible de commander des enseignes supplémentaires (voir le bon de commande).
Si vous demandez un stand en coin, veuillez indiquer combien de côtés ouverts vous souhaiteriez.
Tous les agencements de stand s'écartant de ce standard doivent être soumis aux organisateurs pour validation. Veuillez notez que l'ensemble des bandeaux frontaux, des stands, des points d'alimentation électrique et des luminaires demeurent la propriété des organisateurs et que tout dommage constaté sur ces éléments sera facturé à l'exposant. Les panneaux ne sauraient être peints sans accord préalable des organisateurs. Les panneaux ne sauraient être percés, vissés ou cloués. Les exposants sont priés de se cantonner aux techniques d'accrochages éphémères – Prestik, adhésif double face, etc.
Les exposants seront également tenus responsables de tous les dommages éventuels que pourrait subir l'infrastructure
Aucun élément de l'agencement de l'espace d'exposition ne doit dépasser la frontière matérialisée par le bandeau nominatif sur le devant du stand ou empiéter sur les allées. Pour des raisons de sécurité, toutes les allées doivent rester dégagées à tout moment
Coût d'un stand
Le coût d'un stand est de €500
Le forfait comprend:
• 1 stand de 2m x 2m (4m2) composé d'une armature en aluminium supportant des panneaux en «poly » d'une épaisseur de 3 mm et de couleur blanche.
• Une enseigne au nom de votre société/ organisation.
• Le stand est équipé d’une table de 1.6m x 0.6m, 2 chaises, 1 nappe blanche, un néon, 1 prise électrique de 15m/220v.
• Les droits d’inscription pour 1 personne donnant accès aux pauses café, aux 3 déjeuners et aux activités du soir
POUR LE BON DE COMMANDE CONTACTEZ: vicepresident.iatf@gmail.com
Plan du salon au lieu du congrès- Hôtel Vivanta by Taj Connemara
Badges et sécurité
Un badge d'exposant sera remis aux exposants pour leur permettre de gagner la zone d'exposition – y compris au moment de l'installation et de la désinstallation. Ces badges doivent être IMPERATIVEMENT portés à tout moment. L'accès à la salle est strictement conditionné au port de ce badge, L’accès aux déjeuners ne sera possible sans badge exposant. Il est néanmoins possible pour les exposants d'inscrire, à leurs frais, du personnel supplémentaires moyennant acquittement du prix de l'inscription de €100 du 1er octobre au 31 décembre 2012, et €130 par la suite
La zone d'exposition sera sécurisée mais les exposants restent responsables de la sécurité de leur propre stand pendant le temps de l'exposition. Par ailleurs, un représentant de l’entreprise / organisme exposante est tenu d'être présent sur le stand à chaque instant – ceci inclut l'installation, la désinstallation et les heures d'ouverture. Tous les exposants doivent avoir souscrit une assurance couvrant leurs opérations sur le salon
L'espace d'exposition occupe un emplacement en face de l’entrée du ballroom (grande salle) et les délégués transiteront nécessairement par cet espace chaque jour pendant les trois jours du déroulement du congrès pendant le déjeuner et les pauses café / thé.
Installation des stands
Tous les exposants pourront commencer à installer leur stand le matin du 14 février à partir de 06h00, Veuillez noter que vous devrez vous inscrire au bureau d'inscription pour obtenir votre badge d'exposant. Soyez muni de votre confirmation de commande/facture pour pouvoir procéder à l’inscription
Durée de l'exposition
L’exposition sera ouverte aux participants de 09h00 à 18h00 les 14 et 15 février et de 09h00 à 14h00 le 16 février. Veuillez noter qu’un représentant de l’entreprise / organisme exposant est tenu d'être présent sur le stand à chaque instant pendant cette période.
Désinstallation
Tous les stands doivent être désinstallés le samedi 16 février avant 16h00. Tous les éléments doivent avoir été retirés de l'exposition à cette date butoir.
Sécurité
La sécurité dans le périmètre de l’hôtel sera assurée par le service de sécurité de l’hôtel Vivanta by Taj Connemara.
Dédouanement et livraison de matériel
Le dédouaneur officiel du congrès est Writer Relocations
Il s’occupera de la mise en entrepôt de votre matériel jusqu’au jour de livraison au lieu du congrès, l’hôtel Vivanta by Taj Connemara. Tous les frais relatifs au transport, à l’acceptation et dépôt des marchandises, le dédouanement, la livraison et la manutention sont à la charge de l’exposant.
Merci de contacter :
Pour Chennai, Inde
Writer Relocations
105, Dr. Ambedkar Road, Kalachowki, Mumbai 400 033
Tel nos. -office +91 22 23723688, +91 22 66170144
Kalpana Dutta Tel Portable : +91 9619487210
Email: kalpana@writercorporation.com
ou
Rohington Kasad Tel Portable : +91 9619487232
Email: kasad@writercorporation.com
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Date butoir Toutes les commandes doivent nous parvenir avant le 31 décembre 2012. Toute commande reçue après cette date sera sujet à une majoration de 20% Inscription au congrès à votre arrivée Une fois que votre commande sera enregistrée, vous recevrez une facture qui servira de confirmation de votre commande. Vous amènerez avec vous cette facture au congrès et elle vous permettra de vous inscrire. Conditions d’annulation Avant le 31 décembre 2012 : remboursement de 90% du montant payé Autres possibilités pour le sponsoring
Insertions publicitaires dans le programme du congrès Tirage : au moins 1000 exemplaires Tirage : au moins 600 exemplaires Les données techniques (formats des logos et dates de réception pour l’impression) seront données ultérieurement. Insertion dans la mallette
L’adresse d'expédition et la date de livraison des documents seront communiquées ultérieurement. Deux offres différentes : Les salles du congrès sont toutes équipées multimédia |
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MODE DE PAYEMENT
Par virement bancaire
Coordonnées bancaires pour le virement
Nom du compte : IATF CHENNAI
No. du compte : 32425045986
No. de la caisse : 1855
Nom de la banque : State Bank of India
Adresse de la banque : 19, IIIrd Cross, R.A. Puram, Chennai 600028
Code SWIFT :SBININBB291
Pour virement par les participants indiens :
Code IFSC : SBIN0001855
POUR TOUTE INFORMATION SUPPLEMENTAIRE, CONTACTEZ :
vicepresident.iatf@gmail.com
